С чем его едят?
Приложение для управления связями с клиентами или CRM, как часто принято называть такие приложения. На рынке широко представлены самые разные приложения этого типа. Можно найти, как говорится, на любой вкус и кошелёк. Встречаются и бесплатные версии с ограниченной функциональностью. Нашей задачей будет попробовать собрать подобное приложение CRM на MS Access.
Рис. 1. Шаблоны баз данных
Рассмотрим, что предлагает нам MS Access в качестве шаблонов в деловой области. Имеются следующие локальные шаблоны (на рисунке 1 изображены их пиктограммы):
- «Вопросы»
- «Задачи»
- «Канал продаж»
- «Контакты»
- «Мероприятия»
- «Основные средства»
- «Проекты»
- «Проекты по маркетингу»
Из названий понятно, для каких функций будет предназначена база данных, созданная на основе соответствующего шаблона. Что может нам понадобиться? Исходя из нашей задачи, контакты для управления связями с клиентами – является основной нашего приложения CRM. Идея простая: из нескольких разных баз данных, созданных на основе этих шаблонов, можно попробовать создать простое приложение CRM.
Разборка
Создадим базу данных на основе шаблона «Контакты» и посмотрим на схему данных. База данных состоит из одной таблицы, в которой может храниться рабочая и личная контактная информация. База данных содержит также две формы: форма «Список контактов», которая запускается вместе с открытием базы данных, а также форма «Сведения о контактах», которая содержит карточку одного контакта. Формы работают под управлением макросов. Для соблюдения третьей нормальной формы или просто следуя рекомендациям статьи «Основы создания базы данных» таблицу «Контакты» лучше разделить. Предлагаю выделить из таблицы отдельно сведения об организациях: название, адрес, сайт, заметки. Тогда можно для одной организации хранить информацию о нескольких контактах. Для разделения таблицы можно воспользоваться мастером «Анализ таблицы» (вкладка «Работа с базами данных»). Разделение необходимо проводить вручную, т.к. записей в только что созданной базе данных нет, т.е. нет данных для анализа. Необходимо перенести поля для хранения информации об организации в отдельную таблицу. Невозможно будет перенести поля «Адрес» и «Заметки» типа MEMO. Новую таблицу назовём «Организации». Для создания поля «Адрес» и «Заметки» воспользуемся конструктором. Останется перенастроить формы для контактов и создать формы для организаций. Основу для нашего приложения CRM уже имеем.
Ещё добавим
Создадим и рассмотрим базу данных на основе шаблона «Проекты по маркетингу». База данных состоит из следующих таблиц:
- «Сотрудники»
- «Проекты»
- «Поставщики»
- «Конечные результаты»
- «Общие конечные результаты»
Если назначение первых трёх таблиц понятно из их названия, то с последними двумя это не так. Под «конечными результатами» здесь подразумеваются расходы по проекту (таблица «Конечные результаты»). Расходы, которые не зависят от конкретного проекта и могут быть, впрочем, как могут и не быть, при реализации конкретного проекта являются общими (таблица «Общие конечные результаты»). Если объединить базу данных «Контакты» в изменённом её виде с базой данных «Проекты по маркетингу» уже получаем вполне функциональную схему данных для нашего приложения CRM. Учитывая, что таблицу «Поставщики» можно представить в изменённой базе контактов в таблице «Организации» и «Контакты», её переносить не надо. Также можно представить и таблицу «Сотрудники». Для различия между организациями-клиентами и организациями-поставщиками можно ввести соответствующий признак в таблице «Организации». Также по дополнительному признаку можно отличать сотрудников своей компании от сотрудников организаций-контрагентов.
Фундамент – всему фундамент
Настроив формы, получим некий фундамент простого приложения CRM. Конечно, здесь нет многопользовательской работы с выставлением задач и контролем исполнения. Хотя и для такой функциональности фундамент уже имеется. Получить функции для разных ролей сотрудников – менеджеров и исполнителей можно с помощью интерфейсной части, разной для каждой роли сотрудников. Для этого базу данных необходимо разделить на данные и интерфейс (формы). Разместить данные в сетевой папке. А на основе имеющегося интерфейса сделать два с немного отличающимся функционалом. Так что, нет ничего проще, чем собрать приложение CRM на MS Access.
|