Контроль над расходами

Деньги любят счёт – это довольно известная поговорка. Но все ли любят считать деньги? Сами же собой они не посчитаются. Хотя…

Если использовать приложение «Персональная база данных Финансы 2.42» и аккуратно вести (желательно ежедневно) учёт расходов, то это приложение может посчитать ваши деньги за вас. Рассмотрим пример получения информации о расходах, связанных с владением автомобилем.

Средства, "передвижения"

В приложении «Персональная база данных Финансы 2.42» данные о средствах записываются в виде операций на какой-либо счёт, предварительно созданный в таблице счетов. Например, мы создали счёт «Личный кошелёк».

Операция – это какая-либо покупка или получение дохода. Операция характеризуются следующими свойствами: счёт, по которому проводится операция; дата операции; назначение операции; описание операции; сумма; тип приход или расход.

Назначение операции позволяет дифференцировать и отслеживать расходы на какие-то определённые нужды или доходы из определённых источников. На рис. 1 представлена форма для внесения операции.

Рис. 1. Форма для ввода новой операции.

Давайте рассмотрим, какие можно создать назначения (назначение создаётся автоматически, если вводится в список впервые) для отслеживания операций расходов на содержание, обслуживание, в общем, на владение автомобилем. Как гласит ещё одна мудрость: автомобиль не роскошь, а средство передвижения. Но это средство без средств не поедет. Т.е. нам надо его заправлять. Вот и первая статья (назначение): бензин. Далее, рассуждая, можно составить примерно следующий список:

1. бензин;
2. стоянка;
3. техническое обслуживание;
4. страховка;
5. транспортный налог;
6. технический осмотр.

Можно продолжить этот перечень, добавив новые пункты. Можно, например, страховку разбить на два пункта: обязательная страховка и добровольная. Или ещё как-то изменить этот список.

Рис. 2. Главное окно счёта.

Главным окном приложения «Персональная база данных Финансы 2.42» является окно счёта (рис. 2), в котором отображаются все операции проведённые по данному счёту. В верхней части этого окна находятся элементы управления, настраивающие фильтр выводимых операций. Так операции можно вывести за определённую дату, определённого назначения. При этом внизу формы в полях «Приход», «Расход» будут автоматически подсчитаны суммы отобранных с помощью фильтра операций соответствующих типов. А в поле «Сальдо», соответственно будет рассчитана разница между значениями полей «Приход» и «Расход».

Рис. 3. Меню приложения «Персональная база данных Финансы 2.42»

Также в главном окне счёта предусмотрен фильтр по нескольким назначениям одновременно. Для этого есть специальный элемент управления «Назначения». Чтобы им воспользоваться, необходимо предварительно создать так называемый список назначений. Список назначений создаётся в специальной форме, где следует указать название списка (например, «Автомобиль») и выбрать все назначения, в него входящие (см. список выше). Форма для создания и изменения списков назначения вызывается из меню «Назначения» командой «Списки назначений» (рис. 3).

Теперь остаётся только аккуратно вносить информацию об операциях, чтобы через некоторое время можно было с помощью фильтра на главной форме счёта определить суммы расходов за какой-либо период на автомобиль вообще или только на бензин в частности.

Но это ещё не всё! Приложение «Персональная база данных Финансы 2.42» позволяет провести графический анализ и вывести на экран круговую диаграмму, изображающую структуру расходов, например, на автомобиль за определённый период времени. Такой анализ позволит определить какая часть всех расходов на автомобиль уходит на техническое обслуживание, а какая на бензин и так далее.

Рис. 4. Форма настройки графических отчётов.

Для проведения графического анализа вызовите форму «Настройка отчётов» с помощью кнопки на панели инструментов (рис. 4). В списке «Тип отчёта» выберите «Структура». Переключатель «Выберите счёт» поставьте в положение «Один счёт». В списке выберите тот счёт, на который вы заносили операции по автомобилю. Для получения информации за определённый период поставьте флажок «Укажите период», иначе будут выбраны операции за все даты. Если данный флажок поставить, то станут доступными поля «Начало» и «Конец». Рядом с каждым полем находится кнопка с изображением звёздочки для вызова календаря для выбора даты. Если период оставить открытым, т.е. не указать дату в поле «Конец», то выберутся операции, начиная с начальной даты и заканчивая последней подходящей операцией. Поставьте флажок «Назначение». При этом список под ним станет доступным. В этом списке можно выбрать только одно назначение, для которого будет составлен отчёт. Но такой отчёт не будет отображать структуру расходов. Поэтому нажмите кнопку с изображением звёздочки рядом со списком. Теперь этот список содержит названия списков назначений. Выберите в нём «Автомобиль» и нажмите показать. Результат будет похожим на изображение на рис. 5.

Рис. 5. Графический отчёт по структуре расходов.

Теперь вы точно можете сказать, сколько для вас стоит владение автомобилем, какова структура расходов. Эта информация может помочь вам, если вы захотите понизить расходы на владение автомобилем, проанализировав самые затратные статьи.